POLÍTICA GENERAL DE PROTECCIÓN DE DATOS PERSONALES

ON-VACATION ECUADOR S.A.S. de ahora en adelante On Vacation, es una compañía comprometida con salvaguardar los datos personales. Para mantenerlo al tanto, hemos establecido una Política General de Protección de Datos Personales, de ahora en adelante Política, que guiará nuestras interacciones y procedimientos relacionados con el Tratamiento de sus Datos Personales.

1. IDENTIFICACIÓN Y DATOS DE CONTACTO DE ON VACATION COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

On Vacation es el responsable del de tratamiento de los datos personales, sus contactos son los siguientes:

Domicilio: Edificio GALLERY PLAZA, Avenida Seis de Diciembre, entre Los Naranjos y Tamayo, Parroquia Benalcázar, Cantón Quito, provincia de Pichincha

Número de teléfono: 593 98 848 8343

Correo electrónico: atencionalclienteecuador@onvacation.com

2. ÁMBITO DE APLICACIÓN DE LA POLÍTICA

La presente Política es aplicable a candidatos o postulantes a empleados, empleados, clientes, posibles clientes, proveedores, visitantes de las instalaciones y cualquier otro tercero que mantenga una relación con On Vacation, quienes de ahora en adelante se les conocerá como titular de manera individual o titulares en conjunto, que implique el Tratamiento de Datos Personales.

Es obligatorio que los empleados, consultores, empresas asociadas, socios comerciales, proveedores y en general, cualquier entidad relacionada o vinculada que actúe en nombre y representación de On Vacation cumpla con esta Política.

Dicha obligación es de conocimiento público, ya que la Política está disponible en el sitio web de On Vacation, lo cual facilita su divulgación.

3. TÉRMINOS Y DEFINICIONES

Dentro de la presente Política se establecen las siguientes definiciones, las cuales fueron obtenidas de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales LOPDP, su Reglamento de aplicación y demás normativa pertinente:

Autoridad de Protección de Datos Personales (Superintendencia de Protección de Datos Personales): Autoridad pública independiente encargada de supervisar la aplicación de la presente Ley, reglamento y resoluciones que ella dicte, con el fin de proteger los derechos y libertades fundamentales de las personas naturales, en cuanto al tratamiento de sus datos personales.
Anonimización: La aplicación de medidas dirigidas a impedir la identificación o re identificación de una persona natural, sin esfuerzos desproporcionados.
Base de datos: Conjunto estructurado de datos cualquiera que fuera la forma, modalidad de creación, almacenamiento, organización, tipo de soporte, tratamiento, procesamiento, localización o acceso, centralizado, descentralizado o repartido de forma funcional o geográfica.
Consentimiento: Manifestación de la voluntad libre, específica, informada e inequívoca, por el que el titular de los datos personales autoriza al responsable del tratamiento de los datos personales a tratar los mismos.
Dato personal: Dato que identifica o hace identificable a una persona natural, directa o indirectamente.
Datos personales crediticios: Datos que integran el comportamiento económico de personas naturales, para analizar su capacidad financiera.
Datos relativos a la salud: datos personales relativos a la salud física o mental de una persona, incluida la prestación de servicios de atención sanitaria, que revelen información sobre su estado de salud.
Datos sensibles: Datos relativos a: etnia, identidad de género, identidad cultural, religión, ideología, filiación política, pasado judicial, condición migratoria, orientación sexual, salud, datos biométricos, datos genéticos y aquellos cuyo tratamiento indebido pueda dar origen a discriminación, atenten o puedan atentar contra los derechos y libertades fundamentales.
Delegado de protección de datos: Persona natural encargada de informar al responsable o al encargado del tratamiento sobre sus obligaciones legales en materia de protección de datos, así como de velar o supervisar el cumplimiento normativo al respecto, y de cooperar con la Autoridad de Protección de Datos Personales, sirviendo como punto de contacto entre esta y la entidad responsable del tratamiento de datos.
Destinatario: Persona natural o jurídica que ha sido comunicada con datos personales.
Elaboración de perfiles: Todo tratamiento de datos personales que permite evaluar, analizar o predecir aspectos de una persona natural para determinar comportamientos o estándares relativos a: rendimiento profesional, situación económica, salud, preferencias personales, intereses, Habilidad, ubicación, movimiento físico de una persona, entre otros.
Encargado del tratamiento de datos personales: Persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo que solo o conjuntamente con otros trate datos personales a nombre y por cuenta de un responsable de tratamiento de datos personales.
Responsable de tratamiento de datos personales: persona natural o jurídica, pública o privada, autoridad pública, u otro organismo, que solo o conjuntamente con otros decide sobre la finalidad y el tratamiento de datos personales.
Titular: Persona natural cuyos datos son objeto de tratamiento.
Transferencia o comunicación: Manifestación, declaración, entrega, consulta, interconexión, cesión, transmisión, difusión, divulgación o cualquier forma de revelación de datos personales realizada a una persona distinta al titular, responsable o encargado del tratamiento de datos personales. Los datos personales que comuniquen deben ser exactos, completos y actualizados.
Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones realizadas sobre datos personales, ya sea por procedimientos técnicos de carácter automatizado, parcialmente automatizado o no automatizado, tales como: la recogida, recopilación, obtención, registro, organización, estructuración, conservación, custodia, adaptación, modificación, eliminación, indexación, extracción, consulta, elaboración, utilización, posesión, aprovechamiento, distribución, cesión, comunicación o transferencia, o cualquier otra forma de habilitación de acceso, cotejo, interconexión, limitación, supresión, destrucción y, en general, cualquier uso de datos personales.
Vulneración de la seguridad de los datos personales: Incidente de seguridad que afecta la confidencialidad, disponibilidad o integridad de los datos personales.

4. DERECHOS DE LOS TITULARES Y SU FORMA DE EJERCERLOS

Según las situaciones que se presenten en cada caso, y acorde a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, los titulares cuentan con los siguientes derechos:

Derecho de información: Los Titulares tienen derecho a recibir información acerca de la recopilación y tratamiento de sus datos personales, en los que se incluye información sobre On Vacation, el uso de sus datos personales y sus derechos en relación con la información.
Derecho de acceso: Los Titulares tienen derecho a conocer y obtener del Responsable acceso a sus datos personales.
Derecho de rectificación y actualización: Los Titulares tiene derecho a obtener del Responsable del tratamiento la rectificación y actualización de sus datos personales inexactos o incompletos.
Derecho de eliminación: Los Titulares tienen derecho a que el Responsable del tratamiento suprima sus datos personales, cuando: a) el tratamiento no cumple con los principios establecidos en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales; b) el tratamiento no sea necesario o pertinente para el cumplimiento del fin por el cual los datos fueron recolectados; c) se haya cumplido la finalidad para la cual los datos fueron recolectados; d) se haya cumplido el plazo de conservación de los datos personales; e) el tratamiento de los datos personales afecte derechos fundamentales o libertades individuales; f) se revoque el consentimiento del titular; y, g) exista una obligación legal.
Derecho de oposición: Los Titulares tienen derecho a oponerse o negarse al tratamiento de sus datos personales, en los siguientes casos: a) no se afecten derechos y libertades fundamentales de terceros, la ley se lo permita y no se trate de información pública, de interés público o cuyo tratamiento esté ordenado por la ley; b) el tratamiento de los datos personales tenga por objeto la mercadotecnia directa, incluida la elaboración de perfiles; no sea necesario su consentimiento para el tratamiento como consecuencia de un interés legítimo, previsto en el artículo 7 de la LOPDP, y se justifique en una situación concreta personal del Titular, siempre que una ley no disponga lo contrario. On Vacation dejará de tratar los datos personales de los Titulares en los mencionados casos, salvo que acredite motivos legítimos e imperiosos para el tratamiento que prevalezcan sobre su interés, los derechos y las libertades de los Titulares, o para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Derecho de portabilidad: Los Titulares tienen derecho a solicitar y recibir de On Vacation, sus datos personales en un formato compatible, actualizado, estructurado, común, inter-operable y de lectura mecánica, preservando sus características; o que los mismos se transfieran a otro Responsable, siempre que sea técnicamente posible.
Derecho a la suspensión del tratamiento: Los Titulares tendrán derecho a la suspensión del tratamiento de sus datos personales cuando se cumpla alguna de las siguientes condiciones: a) cuando se impugne la exactitud de sus datos; b) cuando el tratamiento sea ilícito y el interesado solicite la limitación de su uso en vez de su supresión; c) cuando no exista necesidad de los datos personales para los fines del tratamiento, pero sí del Titular para la formulación, el ejercicio o la defensa de reclamaciones.
Derecho a no ser objeto de una decisión basada única o parcialmente en valoraciones automatizadas: Los Titulares tienen derecho a no ser sometidos a una decisión basada única o parcialmente en valoraciones que sean producto de procesos automatizados, incluida la elaboración de perfiles, que produzcan efectos jurídicos en él o que atenten contra sus derechos o libertades fundamentales.

On Vacation verificará la legitimidad de su solicitud, la cual podrá ser enviada de manera física a la dirección Edificio GALLERY PLAZA, Avenida Seis de Diciembre, entre Los Naranjos y Tamayo, parroquia Benalcázar, Cantón Quito, provincia de Pichincha o de forma digital al correo electrónico: atencionalclienteecuador@onvacation.com, y en caso de que la información requiera ser aclarada o ampliada, podrá requerirse al Titular, por una sola vez y dentro del plazo de cinco (5) días de recibida la solicitud, que la aclare o amplíe. El Titular contará con el término de diez (10) días para aclarar o ampliar la solicitud.

Su solicitud para ejercer derechos se procesará dentro de un plazo de quince (15) días desde su presentación, o desde cualquier ampliación o aclaración de la misma. No se permitirá ejercer derechos en nombre de terceros sin una autorización expresa y escrita por parte de ellos.

Si su solicitud no es atendida en el tiempo indicado por la normativa aplicable al caso, o si considera que la respuesta recibida vulnera sus derechos, tiene la facultad de presentar una queja o reclamo directamente ante la Autoridad de Protección de Datos. Así mismo, tiene la opción de revocar su consentimiento en cualquier momento de manera sencilla y gratuita. Para revocar su consentimiento, puede enviar un correo electrónico a la dirección previamente proporcionada.

Para el ejercicio de sus derechos, deberá enviar de manera escrita su solicitud a las direcciones indicadas previamente, y deberá incluir como mínimo la siguiente información:

Su nombre y dirección de correo para recibir la respuesta y notificaciones;
Un documento que acredite su identidad como Titular; y,
Su solicitud deberá incluir una descripción clara y precisa de los datos personales respecto a los cuales busca ejercer alguno de sus derechos, su solicitud concreta y su firma.

Sin perjuicio de lo indicado previamente, On Vacation podrá negarse a la solicitud presentada de manera motivada. Así mismo, podrá conservar determinada información de la cual usted solicite la supresión o eliminación, a fin de que sirva de prueba ante una eventual reclamación contra On Vacation. La duración de dicha conservación se realizará por el tiempo necesario según el interés legítimo de On Vacation para defenderse de cualquier eventual reclamación que pueda iniciar el Titular o por los tiempos que la normativa pertinente establezca para el efecto.

En caso de que sea pertinente la eliminación de los datos personales, pero no pueda realizarse por limitaciones técnicas, estos datos serán anonimizados para que no puedan servir para identificar o hacer identificable al Titular.

5. MEDIDAS DE SEGURIDAD

On Vacation adopta las medidas de seguridad necesarias para la protección de su información como Titular de los datos personales, a fin de evitar su alteración, pérdida, tratamiento y/o acceso no autorizado, tomando en consideración la naturaleza de la información y los riesgos a los que se encuentra expuesta según su tratamiento.

Con la finalidad de proteger los datos personales de los Titulares, On Vacation cumple con lo establecido en la normativa correspondiente, adoptando medidas de seguridad técnicas, organizativas y legales. En caso de cualquier vulneración de seguridad de los Datos Personales, On Vacation realizará las notificaciones correspondientes de acuerdo a la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales y su Reglamento de aplicación.

6. TIEMPO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS PERSONALES

Los datos personales se almacenarán solo durante el tiempo necesario para alcanzar las finalidades de tratamiento, respetando los plazos de la normativa aplicable al caso y hasta que culmine el plazo de prescripción de las acciones legales correspondientes. Después de este tiempo, los datos serán eliminados o anonimizados según los procedimientos y herramientas que implementen On Vacation.

Los datos recopilados a través de sistemas de videovigilancia se conservarán por un periodo de hasta 15 días, aunque este plazo puede extenderse si así lo exige una obligación legal.

En cuanto a las comunicaciones comerciales y la promoción de servicios, sus datos se mantendrán mientras usted no retire su consentimiento. Usted tiene la libertad de retirar su consentimiento o de oponerse al tratamiento de sus datos en cualquier momento. En situaciones donde los datos necesiten conservarse más tiempo del habitual, estos quedarán bloqueados y solo se accederá a ellos para cumplir con obligaciones legales y contractuales o por requerimiento de una autoridad competente.

7. DATOS OBJETO DE TRATAMIENTO

On Vacation trata los Datos Personales solo cuando tiene una base legítima para hacerlo. Recopilamos estos datos directamente de los Titulares que los proporcionan voluntariamente o a través de terceros autorizados. Por ejemplo, pero no limitado a, obtenemos Datos Personales a través de nuestro sitio web, redes sociales, llamadas telefónicas, procesos de selección para vacantes, en relación con contratos laborales o comerciales, mediante cámaras de videovigilancia en nuestras instalaciones, fuentes de acceso público, etc.

Manejamos las siguientes categorías y tipologías de Datos Personales, a modo de ejemplo y sin limitarse a:

Categorías especiales de datos personales: Información crediticia, datos de salud, información sobre discapacidades, datos sobre menores de edad.
Datos académicos: Educación (títulos o certificados obtenidos), idiomas hablados.
Datos de contacto: Teléfono, dirección domiciliaria, correo electrónico.
Datos económicos y financieros: Información bancaria (banco, número de cuenta, tipo de cuenta), datos de tarjetas de crédito o débito, referencias comerciales.
Datos de identificación: Incluyen nombres, apellidos, número de documento de identidad, RUC, fotografía, licencia de conducir, código de reserva o cliente, y firma.
Datos personales: Estado civil, fecha y lugar de nacimiento, género, edad, nacionalidad y referencias personales.
Datos sociales y familiares: Información sobre familiares, nombre del cónyuge, número de dependientes, información de garantes.
Datos de presencia: Horas de entrada y salida, motivo de ausencias.
Datos profesionales: Experiencia laboral, puesto, salario, referencias de trabajo, evaluaciones de desempeño, código de empleado, fechas de ingreso y salida del empleo.

8. FINALIDADES DEL TRATAMIENTO DE LOS DATOS PERSONALES DEL TITULAR O TITULARES

On Vacation realiza el tratamiento de los datos personales previamente indicado, con el fin de cumplir con su objeto social; por lo cual, el tratamiento de estos datos se basa en el cumplimiento de obligaciones de carácter legal, la ejecución de medidas precontractuales, obligaciones contractuales y post contractuales incluyendo prospección comercial, cumplimiento de ordenes de autoridad competente, la salvaguarda del interés público, la protección de los intereses legítimos de la compañía, y el consentimiento libre, específico, informado e inequívoco del Titular.

Las finalidades con las que se tratan los Datos Personales de los Titulares son las siguientes:

Actualización de información: Solicitar actualizaciones periódicas de los Datos Personales proporcionados por los Titulares.
Almacenamiento de información: Conservar información en los soportes de On Vacation en cumplimiento con la normativa aplicable.
Análisis de información crediticia: Verificar los Datos Personales para realizar una calificación crediticia para ventas de paquetes a crédito.
Análisis estadísticos, comerciales, financieros, sociales y técnicos, y elaboración de perfiles: Análisis para mejorar los productos o servicios de acuerdo con las necesidades e intereses del Titular.
Baja de usuarios: Limitar el acceso a los sistemas de información de On Vacation a extrabajadores.
Calificación de proveedores: Validar y verificar la información de proveedores potenciales.
Capacitaciones: Proporcionar formación y actualización en temas relevantes para la relación laboral con los trabajadores de On Vacation.
Comercialización de productos y servicios: Gestionar la venta, prospección, promoción y comercialización de productos y servicios.
Comprobación y verificación de la identidad y antecedentes de aspirantes: Verificar la información entregada de los aspirantes a colaboradores de On Vacation, incluidos antecedentes penales, disciplinarios, financieros y crediticios.
Comunicaciones con postulantes: Informar a los aspirantes sobre el estado del proceso de selección.
Comunicaciones con proveedores: Mantener comunicación con proveedores sobre asuntos comerciales.
Comunicaciones con trabajadores: Contactar a los trabajadores sobre asuntos laborales y de la empresa.
Contratación de personal: Formalizar la relación laboral mediante la firma de contratos y la creación de carpetas de recursos humanos.
Control de asistencia: Monitorear la asistencia y pagar horas extraordinarias o suplementarias de los trabajadores de la empresa.
Creación de usuarios: Gestionar accesos a los sistemas informáticos de On Vacation para los trabajadores.
Cumplimiento de obligaciones tributarias: Realizar declaraciones tributarias, emisión de facturas, retenciones y manejo de otras obligaciones fiscales.
Desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación contractual: Formalizar relaciones con los clientes, entregar productos o servicios contratados y manejar solicitudes relacionadas. Incluye el envío de Datos Personales a compañías relacionadas o aliados comerciales para el desarrollo, ejecución y cumplimiento de la relación.
Encuestas de satisfacción: Evaluar la experiencia del Titular con los productos y servicios contratados con On Vacation.
Entrega de equipos: Proporcionar equipos electrónicos y herramientas de trabajo a los trabajadores.
Exámenes ocupacionales: Verificar la aptitud del Titular para sus funciones laborales.
Exámenes pre ocupacionales: Evaluar si el Titular es apto para el puesto de trabajo.
Gestión de accidentes laborales: Registrar accidentes y gestionar trámites con entidades públicas pertinentes.
Gestión de acciones disciplinarias: Administrar sanciones a trabajadores por infracciones laborales que consten en el Reglamento Interno de Trabajo.
Gestión de actividades contables y de cobranza: Manejar tareas contables, refinanciamiento y cobranza.
Gestión de actividades con auditoría externa: Enviar información a auditores externos según normativas societarias.
Gestión de seguridad social: Afiliación al Instituto Ecuatoriano de Seguridad Social, descuentos para los aportes y gestión de aportes al sistema de seguridad social con la finalidad de dar cumplimiento a la normativa pertinente.
Gestión de sorteos y eventos: Organizar y gestionar eventos y sorteos.
Gestión de solicitudes, quejas o reclamos: Atender requerimientos de Titulares de Datos Personales.
Gestión en el Ministerio de Trabajo: Registrar la relación laboral conforme a la normativa laboral.
Gestión societaria: Cumplir con las obligaciones societarias establecidas en la normativa aplicable.
Pago: Realizar pagos correspondiente a proveedores por los servicios prestados o por la entrega de bienes, así como pagos de remuneraciones, beneficios de ley y descuentos aplicables a trabajadores.
Pago de beneficios de ley: Administrar pagos de beneficios laborales y gestiones relacionadas.
Pago de dividendos: Cumplir con los pagos de dividendos.
Pago de utilidades: Cumplir con el pago de utilidades según la normativa laboral.
Requerimientos de autoridades competentes: Trasferencia de información referente a datos personales cuando una autoridad competente así lo solicite.

9. TRANSFERENCIA DE DATOS PERSONALES

Para llevar a cabo los tratamientos mencionados, así como para cumplir con obligaciones legales y contractuales, ON VACATION pueden transferir datos personales a los siguientes entes:

Entidades e instituciones del sector público por motivo de sus competencias legítimas, como el Servicio de Rentas Internas, la Unidad de Análisis Financiero y Económico, la Superintendencia de Bancos, autoridades judiciales y administrativas, entre otras.
Auditores externos para cumplir con las obligaciones contractuales y legales que apliquen a ON VACATION.
Proveedores de servicios y encargados del tratamiento que apoyan en la gestión y cumplimiento de las actividades de la compañía, incluyendo proveedores de servicios de seguridad, servicios legales, plataformas y aplicaciones tecnológicas, proveedores de herramientas de cumplimiento y ciberseguridad, soluciones de cloud computing, consultores y otros servicios profesionales.
Empresas asociadas para facilitar y optimizar el procesamiento de los datos personales de acuerdo con las finalidades establecidas, asegurando el cumplimiento de principios de pertinencia, minimización y proporcionalidad del tratamiento, calidad, exactitud, y otros contemplados en la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales.

El tratamiento de Datos Personales puede incluir transferencias internacionales de los mismos, como en el caso de los servidores de almacenamiento de información. Por esta razón, cuando se realicen estas transferencias internacionales de Datos Personales, On Vacation exigirá que se cumplan con los estándares de protección, confidencialidad y seguridad, especialmente cuando las transferencias se dirijan a jurisdicciones que no ofrezcan niveles adecuados de protección según lo definido en la normativa relevante y las decisiones que tome la Superintendencia de Protección de Datos Personales, o la que hiciere las veces de autoridad de protección de datos.

10. DATOS DE NIÑOS, ADOLESCENTES Y DISCAPACITADOS

On Vacation realizará el tratamiento de Datos Personales de niños, niñas, adolescentes y discapacitados cuando exista el consentimiento de su representante legal debidamente acreditado en los términos señalados en el artículo 5 del Reglamento de la Ley Orgánica de Protección de Datos Personales, cuando cuente con una base legitimadora que permita el tratamiento o cuando sea necesario para cumplir una obligación legal, contractual o judicial.

Sin perjuicio de lo manifestado, On Vacation se reserva la facultad de eliminar o borrar cualquier información relacionada con las mencionadas personas, en caso de que un Titular de Datos Personales haya compartido información.

11. GRABACIONES E IMÁGENES DE CÁMARAS DE SEGURIDAD

On Vacation tratará datos de imágenes y videos obtenidos mediante cámaras de video vigilancia para asegurar la protección de sus instalaciones, sus bienes y las personas que acceden a las propiedades de la empresa, así como para verificar la trazabilidad de los procesos y los datos mencionados se guardan en un sistema que mantiene estrictas condiciones de seguridad física y lógica, al que solo puede acceder personal autorizado.

El tratamiento se basa en el cumplimiento de una misión de interés público y en el interés legítimo de On Vacation.

Las grabaciones se conservan durante quince (15) días, después son eliminadas, y únicamente pueden descargarse por exclusivas razones de seguridad.

12. MODIFICACIONES DE LAS POLÍTICAS DE PROTECCIÓN DE DATOS

On Vacation podrá modificar, actualizar, o añadir cambios a la presente Política General de Protección de Datos Personales en cualquier momento, con la finalidad de que la misma se encuentre acorde a cualquier cambio normativo que en materia de protección de datos aparezca. Cualquier cambio, actualización o adición a la presente Política será notificado mediante los canales oficiales de On Vacation, instando a los Titulares a revisar la actualización de este documento.